Cara Menggunakan Fitur Aplikasi Zoom Untuk Pembuat Room Meeting (Host) Di Laptop Atau PC

Terkadang banyak yang sudah menginstall aplikasi zoom cloud meeting di laptop dan HP tetapi pada saat membuat meeting room banyak yang bingung dan belum paham tentang fitur yang ada di meeting room serta cara menggunakan fitur tersebut. Beberapa fitur yang ada di meeting room yaitu share screen, chat, record, manage participants, security dan reactions.

Di meeting room banyak yang belum mengerti cara menampilkan file presentasi misalnya menampilkan file ppt, video, word atau pdf. Ada juga yang kurang paham tentang bagaimana menerima peserta meeting dan beberapa hal yang belum dipahami dalam meeting room tersebut. Nah, kali ini kita akan membahas fitur yang ada di meeting room dan cara menggunakannya.

Catatan:
Host adalah orang yang membuat sebuah meeting room
Participants adalah orang atau peserta yang akan masuk atau telah berada dalam sebuah meeting room

Cara Menggunakan Fitur Aplikasi Zoom Untuk Pembuat Room Meeting (Host) Di Laptop Atau PC

1. Security

Fitur security digunakan untuk memfilter peserta dan menjaga meeting room agar tidak sembarang orang dapat masuk sebagai peserta di meeting room. 

Tampilan Fitur Security Meeting Room  

Beberapa informasi dan pengaturan security:

Unlock Meeting & Lock Meeting

Unlock Meeting (meeting room terbuka) artinya peserta dapat meminta bergabung dan dapat bergabung dalam meeting room setelah di admit di manage participants. Apabila Anda tidak memberikan tanda centang di samping lock meeting itu artinya meeting room dalam keadaan terbuka (unlock meeting).

Tampilan unlock meeting (tanpa centang)

Untuk Lock Meeting (meeting terkunci) artinya tidak ada yang dapat lagi masuk di room tersebut kecuali peserta sudah ada dalam meeting tersebut. Apabila Anda memberikan tanda centang di samping lock meeting itu artinya meeting room dalam keadaan terkunci (lock meeting).

Tampilan lock meeting (ada tanda centang)

Misalkan peserta diwajibkan join di meeting room pada jam 09.55 s/d 10.00 maka silahkan unlock meeting (jangan memberi tanda centang pada lock meeting) pada jam tersebut dan silahkan admit peserta yang ingin join. lewat dari jam 10.00 silahkan kunci (lock meeting) maka tidak ada yang dapat masuk di meeting room tersebut. Setiap peserta yang join di atas jam 10.00 misalkan 10.01 tidak dapat lagi masuk, mereka akan menerima pesan "meeting telah dikunci oleh host (pembuat meeting room)"

Enable & Disable Waiting Room
Enable: You have enabled the waiting room (Anda telah mengaktifkan ruang tunggu) artinya hanya peserta yang Anda izinkan saja yang dapat masuk meeting room.

Tampilan enable waiting room (ada tanda centang)

Nanti akan terlihat di manage participants

Tampilan Enable Waiting Participants

Disable: you have disabled the waiting room (Anda telah menonaktifkan ruang tunggu) artinya semua peserta dapat masuk meeting room tanpa adanya persetujuan dari host (pembuat meeting room).

Tampilan disable waiting room (tanpa tanda centang)

nanti akan terlihat di manage participants

Tampilan Disable Waiting Participants

Allow Participants
Allow participants to: Anda dapat mengikuti peserta untuk:
Share Screen: Berbagi file atau dokumen artinya Anda dapat melihat file atau dokumen yang peserta tampilkan pada saat presentasi

Tampilan Enable Share Screen

Tapi pada saat Anda menon aktifkan allow share screen maka peserta meeting tidak dapat menampilkan file atau dokumen yang akan dipresentasikan.

Chat : Obrolan artinya dapat menerima pesan atau obrolan dari semua peserta meeting room. Tapi apabila Anda menonaktifkan chat maka peserta tidak dapat mengirimkan obrolan atau pesan.

Rename Themselves : Ganti nama sendiri

2. Manage Participants

Manage participants berfungsi dalam mengatur peserta seperti mengatur audio peserta, menerima (admit) peserta atau menghapus peserta. Untuk membuka manage participants klik ikon Manage Participants atau menekan tombol Alt+U di keyboard maka akan muncul tampilan manage participants. Apabila ingin menghilangkan tampilan manage participants, silahkan klik ikon manage participants maka layar akan kembali seperti semula atau kembali menekan Alt+U.

Tampilan Manage Participants

Beberapa informasi dan pengaturan Manage Participants:
Untuk menerima peserta masuk di meeting room (apabila mengaktifkan enable meeting room) silahkan pilih admit. Apabila banyak peserta yang ingin masuk di meeting room, silahkan pilih admit all. Untuk menghapus peserta silahkan pilih remove.

Untuk membisukan semua audio peserta meeting silahkan pilih mute all dan apabila ingin mengaktifkan kembali audio semua peserta pilih unmute all. Anda juga bisa membisukan audio untuk masing-masing peserta dengan cara klik ikon audio di tampilan manage participants berdasarkan nama yang audionya ingin di unmute.

Tampilan Audio Yang Ingin Di Bisukan

Maka akan tampil pilihan mute dan more. silahkan pilih mute. Anda juga bisa melakukan mute audio dengan cara audio yang ada di tampilkan video peserta di mute.

Untuk pilihan more tadi Anda bisa memilih pilihan yang bersifat pribadi ke salah seorang peserta  meeting yaitu chat pribadi, menghentikan video, menjadikan host, mengganti nama, mengembalikan ke waiting room dan menghapus peserta.

3. Chat

Fitur chat digunakan untuk berinteraksi dengan peserta melalui pesan atau obrolan. Untuk membuka fitur chat silahkan klik ikon chat atau tekan Alt+H di keyboard maka akan muncul tampilan chat. Apabila ingin menghilangkan tampilan chat, silahkan klik ikon chat atau tekan Alt+H maka layar akan kembali seperti semula.

Tampilan zoom group chat

Beberapa Informasi dan pengaturan Chat:
Untuk chat pribadi caranya itu tampilkan manage participants, pilih peserta yang anda ingin chat pribadi, pilih arahkan kursor ke nama peserta kemudian pilih more setelah itu pilih chat maka Anda dapat melakukan chat pribadi dengan peserta meeting.

Untuk chat group atau chat ke seluruh peserta meeting, silahkan ketik di type message here tapi pastikan memilih everyone di to.

Tampilan Group Chat Meeting

Untuk mengirim file pilih file kemudian cari file yang Anda ingin masukkan di group kemudian pilih open maka file yang anda kirim dapat dibaca oleh seluruh peserta chat.

Mengirim File ke group chat

Untuk beberapa pengaturan chat peserta yaitu mengatur dengan siapa peserta dapat melakukan chat. caranya pilih more (disamping pengiriman file) ada beberapa pilihan yaitu tidak ada seorang pun, hanya kepada host, semua peserta, semua peserta dan peserta lain (peserta pribadi).

Pengaturan chat peserta

4. Share Screen

Share screen digunakan untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan atau diperlihatkan kepada peserta meeting room. File bisa dalam bentuk foto, word, excel, ppt, pdf, video dan file lainya. Selain itu ada juga whiteboard share screen yang bisa digunakan untuk menulis. Untuk membuka fitur share screen silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S di keyboard maka akan muncul tampilan share screen. Apabila ingin menghilangkan tampilan share screen, silahkan klik ikon share screen atau tekan Alt+S maka layar akan kembali seperti semula.

Tampilan share screen

Beberapa informasi dan cara menggunakan share screen:
Untuk menampilkan file yang akan dipresentasikan, caranya sebelum dibuka fitur share screen silahkan persiapkan file yang akan dipresentasikan klik minimize meeting room.

Minimize meeting room

maka akan muncul tampilan meeting room dalam ukuran yang kecil. Apabila ingin mengembalikan meeting room ke ukuran semula silahkan pilih ikon exit minimized video maka tampilan meeting room akan kembali ke ukuran semula.

Tampilan minimize meeting room

Setelah meeting room di minimize, silahkan cari file yang dengan membuka folder tempat penyimpanan file. Misalkan Anda ingin menampilkan file materi TWK CPNS dalam bentuk pdf maka silahkan buka folder tempat penyimpanan file tersebut.

Tampilan folder penyimpanan file

setelah itu buka kembali meeting room dengan memilih dan mengklik toolbar exit minimized video di meeting room. Apabila tampilan meeting room sudah kembali ke ukuran semula, kemudian klik ikon share screen. Setelah itu pilih folder yang akan dibuka filenya, jangan lupa centang share computer sound dan optimize screen sharing for video clip. Setelah itu pilih share

Pemilihan folder presentasi

kemudian akan muncul tampilan folder share screen artinya semua peserta meeting room sudah dapat melihat folder yang Anda tampilkan di share screen. Setelah itu, silahkan buka file presentasi yang ingin Anda tampilkan. Untuk berhenti menampilkan file presentasi, silahkan pilih stop share maka Anda akan kembali ke menu utama meeting room.

Folder yang sudah tampil di share screen

Untuk menampilkan whiteboard share screen, pilih dan buka share screen kemudian pilih whiteboard dan pilih share

Tampilan Pilihan Whiteboard Share Screen Meeting Room

setelah itu akan muncul tampilan whiteboard, untuk memperbesar ukuran white board pilih maximize.

Tampilan Whiteboard Share Screen

silahkan menulis di whiteboard meeting room. Whiteboard ini juga dilengkapi beberapa fitur seperti text, draw, stamp dan beberapa fitur lainnya. silahkan dicoba menggunakan fiturnya 

Beberapa fitur dalam whiteboard

Apabila ingin berhenti pilih stop share maka Anda akan kembali ke meeting room.

5. Record

Fitur record digunakan untuk merekam sebagian atau semua aktivitas di meeting room selama meeting room berlangsung. Anda bisa merekam hal-hal yang dianggap penting dalam meeting tersebut sehingga dapat menampilkan ulang meeting rekaman meeting tersebut suatu saat. Untuk membuka fitur record silahkan klik ikon record atau tekan Alt+R di keyboard maka akan muncul tampilan record dan mulai merekam aktivitas di meeting room. Apabila ingin menonaktifkan atau mematikan record, silahkan pilih stop record maka rekaman akan berhenti. Anda juga dapat melakukan jeda (pause) artinya dengan mengklik ikon pause dan record dapat diaktifkan kembali dengan kembali mengklik icon pause maka akan kembali merekam kegiatan di meeting room.

Tampilan record meeting room

Hasil dari rekaman dapat Anda lihat nanti pada saat meeting room berakhir. Hasil rekaman secara otomatis tersimpan dalam folder. Folder tersebut akan langsung tampil secara otomatis setelah zoom telah mengconvert rekaman tadi.

Akhir Kata

Demikianlah beberapa informasi dan cara menggunakan fitur yang ada di meeting room. semoga bermanfaat!

Share this post